Sekretesspolicy Ekman Hotels

1. Inledning

Vi på Ekman Hotels behandlar dina personuppgifter i olika sammanhang, exempelvis när du beställer tjänster av oss, övernattar på våra hotell, använder tjänster som vi levererar och i andra sammanhang. I vår sekretesspolicy hittar du mer information om hur vi behandlar personuppgifter. Nedan hittar du också kontaktinformation om du har frågor eller vill ha mer insyn i de uppgifter vi sparar.

Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande svensk personuppgiftslag och EU:s dataskyddsförordning GDPR.

2. Behandlingsansvarig för dina personuppgifter

Vårt företag P. Ekman Invest AB/Ekman Hotels består av Stadshotellet i Kristinehamn, Hotell Alfred Nobel, Hotell Charlottenberg , Hotell Årjäng, Hotell Stadsparken i Helsingborg samt Hotell Heden i Göteborg. Dessa hotell har egna sekretesspolicys och är själva behandlingsansvariga för bokningar och hotellvistelser

3. Behandling av personuppgifter för bokning och vistelse

I samband med dina bokningar, eller bokningar som du utför åt andra, behandlar Ekman Hotels de personuppgifter vi behöver för att kunna uppfylla avtalen om bokning och köp av tjänster. Detta är information som du har gett oss direkt eller som du har gett oss via en resebyrå eller en agent. Vi behandlar exempelvis uppgifter om din identitet, din kontaktinformation och din betalningsinformation.

Vid vissa tillfällen sparar vi ditt passnummer. Dessutom behandlar vi andra uppgifter du kan ha gett oss och som är relevanta för din vistelse hos oss. Detta kan vara information om allergier eller speciella önskemål för din vistelse. Vi registrerar alla köp och beställningar du gör hos oss, exempelvis restaurang, rumservice och liknande, för att kunna leverera dessa tjänster och för att du ska kunna betala för dem.

Vi behandlar dessa uppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla avtalet om bokning med dig och så länge aktuell lagstiftning eller myndigheter ålägger detta.

3.1 Webbprofil: vid bokning via vår hemsida kan du använda en tjänst kallad ”Min sida”. Denna tillhandahålls av vår bokningsmotor, där personuppgifter /önskemål/intressen/behov lagras och sparas för att förenkla beställningen och anpassa tjänster i enlighet med profilen. Ekman Hotels kan även använda denna information till att anpassa tjänster och din vistelse hos oss.

4. Behandling av personuppgifter för utveckling, felsökning och säkerhet

Ekman Hotels behandlar data som inkluderar personuppgifter för att felsöka och rätta fel, förbättra våra tjänster och tekniken vi använder samt för att analysera användning och användarbeteende. Vi behandlar även personuppgifter för att verifiera din identitet, inklusive verifiera identitet i samband med din användning av våra digitala tjänster.

Vi anonymiserar data eller utarbetar statistik i den utsträckning det är möjligt, men vi behandlar även personuppgifter i utvecklings-, felsöknings-, statistik- och säkerhetssyfte.

5. Behandling av personuppgifter för övriga syften

För tävlingar eller andra aktiviteter som du kan delta i behandlar vi personuppgifter som namn och kontaktinformation när detta är nödvändigt, exempelvis för att registrera vilka som deltar och därefter dra en eller flera vinnare. Ekman Hotels kommer i den utsträckning det är möjligt att informera konkret om detta när du deltar i tävlingar eller andra aktiviteter. Om du kontaktar vår kundservice eller på annat sätt vänder dig till oss med frågor, behandlar vi personuppgifter du ger så långt det är nödvändigt för att besvara och logga din fråga.

6. Behandling av personuppgifter om våra leverantörer, företagskunder och kontakter i näringslivet

Vi behandlar information om kontaktpersoner hos våra leverantörer, företagskunder, samarbetspartners, deltagare på våra arrangemang riktade mot näringslivet samt andra aktörer som verkar inom näringslivet. Detta gör vi för att kunna arbeta effektivt, ingå och hantera kontrakt, rekrytera, driva och utveckla vårt företag samt vårt professionella nätverk. Upplysningarna består vanligtvis av namn, kontaktinformation, ställning, företag, kompetens, företagsmässiga intressen och deltagande i våra arrangemang för näringslivet eller tidigare visat intresse för oss och våra anställda.

Ekman Hotels sparar information av ovan nämnda sort så länge företaget och personerna bedöms vara en av våra företagskontakter. Orsaken till detta är legitima intressen.

7. Utlämning av personuppgifter och lagstadgad behandling

Ekman Hotels lämnar inte ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till detta, alternativt om gällande lagstiftning, inklusive personuppgiftslagen och GDPR, myndighetsregler eller domstol tillåter oss eller ger order om detta.

För ordningens skull informerar vi om att vår användning av databehandling för att behandla uppgifter på våra vägnar inte räknas som utlämning.

8. Inhämtning av personuppgifter från andra

För att försäkra att vi har korrekt information om dig kan vi jämföra dina uppgifter mot andra källor som telefonkatalog, folkbokföringsregister och liknande. Det kan ibland bli aktuellt att göra en kreditupplysning på våra kunder, vilket innebär inhämtning av kreditinformation från andra källor. Vi hämtar in demografiska uppgifter som ålder, kön och språk från andra källor. Vi inhämtar också information från våra samarbetspartners och från andra delar av Ekman Invest-koncernen när detta är lagligt och nödvändigt för leverans av tjänster och kommunikation till dig.

9. Dina rättigheter

Du som person har flera rättigheter enligt personuppgiftsregelverket.

Du har rätt att kräva insyn, rättning eller radering av personuppgifter som vi behandlar om dig. Du har vidare rätt till att kräva begränsad behandling, rätt att opponera mot behandlingen och kräva rätt till dataportabilitet.

Här kan du begära information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du har fler frågor är du välkommen att kontakta oss på epost: info@ekmanhotels.se. Vi svarar på ditt meddelande så fort som möjligt och senast inom 30 dagar.

Vi kommer att be dig bekräfta din identitet eller uppge ytterligare information innan vi låter dig ta del av dina uppgifter. Detta gör vi för att försäkra oss om att vi bara ger tillgång till dina personuppgifter till dig – och inte till någon annan som utger sig för att vara dig.

10. Dataskyddsombud

Vi har vårt eget dataskyddsombud inom Ekman Hotels. Dataskyddsombudet hanterar alla våra företag och alla personuppgifter.

Dataskyddsombudet är vår kontaktpunkt för Datainspektionen. Ombudet jobbar med att kontrollera att vi följer reglerna för personuppgifter och våra interna riktlinjer.

Du kan kontakta vårt dataskyddsombud på info@ekmanhotels.se

Om du anser att vår behandling av personuppgifter inte stämmer med det som beskrivs här eller att vi på annat sätt bryter mot personuppgiftslagen, kan du klaga till Datainspektionen. Du hittar information om hur du kontaktar Datainspektionen på deras webbplats www.datainspektionen.se.

11. Ändring i sekretesspolicy eller i behandling

Ekman Hotels jobbar ständigt för att se till att utveckla och optimera våra tjänster inför våra kunder. Detta kan ändra sättet eller omfånget av vår behandling av personuppgifter. Informationen vi ger genom denna sekretesspolicy kommer därför att justeras och uppdateras med ojämna mellanrum. Vi kommer dessutom att ändra sekretesspolicyn när nya regler eller myndighetspraxis gör detta nödvändigt.

Kameraövervakning

Varför använder vi kameraövervakning?

Ekman Hotels använder kameraövervakning med syftet att förebygga och försvåra: brottsliga gärningar inom byggnader där företaget bedriver verksamhet, skydda personal och besökare samt företagets egendom från brott och olyckor.

Vilken typ av kameraövervakning använder vi samt på vilken rättslig grund?

Övervakning och inspelning av video inom företagets områden
Syftet med detta är att upprätthålla en trygg miljö för personal och besökare samt att förhindra brottslig aktivitet så som stöld, hot och skadegörelse. Kameraövervakningen utgör ett stöd i företagets förebyggande arbete mot allvarliga händelser som utgör hot mot person eller egendom samt vid utredning av brott som skadegörelse, stöld eller hot och våld. Övervakningen fyller också en funktion för att stävja vistelse av obehöriga i fastigheterna.
Rättslig grund: Kameraövervakningen sker med stöd av regelverket för intresseavvägning. Det bedöms finnas ett berättigat intresse att behandla uppgifterna för angivna ändamål.
Lagring av specifika inspelningar och händelser
Syftar till att, som del av polisanmälan eller pågående polisiär förundersökning, säkra bevismaterial för vidare befordran till polismyndighet.
Rättslig grund: Vi hanterar personuppgifter med stöd av ”rättslig skyldighet” när vi lagrar och vidarebefordrar uppgifter till polismyndighet som del i pågående polisanmälan eller pågående polisiär förundersökning.
Kategorier av personuppgifter
Inspelat material av rörelser på de platser där kameror satts upp för ovan nämnda ändamål. Ekman Hotels säljer eller förmedlar inga uppgifter.

Vem har tillgång till kameraövervakningen?

Tillgången till Ekman Hotels kameraövervakning är begränsad till en grupp behöriga anställda på Ekman Hotels.
Uppgifter kan också komma att behandlas av polismyndighet där rättslig aspekt föreligger.

Hur länge sparas inspelat material?

Inspelat material sparas normalt i 60 dagar. Material kan komma att sparas längre om det behövs för att följa specifika lagkrav eller om materialet är bevis i pågående juridisk process. I dessa fall raderas materialet så fort syftet med att spara det upphört.

Inspelat material sparas på särskilda servrar med ett högt skydd av IT-säkerhet och fysisk säkerhet där tillgången till materialet är begränsat till ett mindre antal behöriga personer.

Dina rättigheter

Du som person har fler rättigheter enligt personuppgiftsregelverket.

Här kan du begära information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du har fler frågor är du välkommen att kontakta oss på epost: info@ekmanhotels.se Vi svarar på ditt meddelande så fort som möjligt och senast inom 30 dagar.

Dataskyddsombud

Vi har vårt eget dataskyddsombud i Ekman Hotels. Dataskyddsombudet hanterar alla våra företag och alla personuppgifter.
Dataskyddsombudet är vår kontaktpunkt för Datainspektionen.
Ombudet jobbar med att kontrollera att vi följer reglerna för personuppgifter och våra interna riktlinjer.

Du kan kontakta vårt dataskyddsombud på info@ekmanhotels.se